Dit protocol is van toepassing op alle leden van tennisvereniging Koriander (hierna: de vereniging) alsmede op hen die zich op het tennispark van de vereniging bevinden ten tijde van het ongewenste gedrag.
Onder ongewenst gedrag wordt verstaan iedere verbale of non-verbale uiting, die door de ontvanger als ongewenst en/of ongepast wordt ervaren en als een inbreuk op diens persoonlijke integriteit voelt. De ongewenstheid van het gedrag dient naar objectieve maatstaven, die in de maatschappij van toepassing zijn, als ongewenst te worden beschouwd.
De commissie vertrouwenspersoon (hierna: de vertrouwenspersoon) van de vereniging bestaat uit twee personen, bij voorkeur een vrouwelijk en mannelijk lid van de vereniging en is onafhankelijk binnen de vereniging.
Taken van de vertrouwenspersoon
- Behandelen van problemen, voor zover aan te merken als ongewenst gedrag, van leden en op het tennispark aanwezige personen. Hieronder wordt verstaan:
a. de klager, die zich tot de vertrouwenspersoon wendt, ondersteunen, begeleiden en adviseren teneinde het probleem bespreekbaar en hanteerbaar te maken;
b. trachten tot een oplossing van de problematiek te komen of het ongewenste gedrag te doen beëindigen;
c. de klager ondersteunen bij door hen/haar gekozen vervolgstappen;
d. geven van nazorg en zonodig doorverwijzen naar externe instanties.
De vertrouwenspersoon voert deze taken alleen uit indien de klager daarmee uitdrukkelijk heeft ingestemd - Het op verzoek geven van voorlichting aan leden van de vereniging en hun ouders/verzorgers over omgangsvormen en tegengaan van ongewenst gedrag;
- signaleren van (mogelijke) probleemgebieden binnen de vereniging en het doen van voorstellen tot opheffing van deze probleemgebieden aan het bestuur van de vereniging;
- de vertrouwenspersoon legt over de uitvoering van de taken verantwoording af aan de algemene (leden)vergadering;
- de vertrouwenspersoon informeert op basis van anonimiteit het bestuur van de vereniging indien de vertrouwenspersoon een melding van ongewenst gedrag heeft ontvangen.
Bevoegdheden van de vertrouwenspersoon
- voeren van gesprekken en het inwinnen van informatie bij leden, bestuur en andere direct betrokkenen;
- benaderen van personen of instanties voor bemiddeling;
- verwijzen naar hulpverleningsinstanties;
- raadplegen van (externe) deskundigen.
Werkwijze vertrouwenspersoon
- de vertrouwenspersoon gaat een vertrouwensrelatie aan met de klager en andere personen die via een melding bij de vertrouwenspersoon een beroep op de vertrouwenspersoon doen of tot wie de vertrouwenspersoon zich richt. De vertrouwenspersoon belooft aan alle betrokkenen geheimhouding van hetgeen de vertrouwenspersoon bij de uitoefening van zijn functie als vertrouwenspersoon ter kennis komt;
- de vertrouwenspersoon rapporteert op basis van anonimiteit de afhandeling van de ontvangen klacht(en) aan de algemene vergadering van de vereniging. Over en uit deze rapportage wordt zonder uitdrukkelijk toestemming van de klager geen informatie verstrekt aan derden. Deze rapportage wordt na 5 jaar vernietigd.
- indien de uitdrukkelijke toestemming van betrokkene (klager) om informatie aan derden te verstrekken kan de vertrouwenspersoon zich pas ontheven achten van de belofte tot geheimhouding indien ten minste is voldaan aan alle hierna genoemde voorwaarden:
a. de vertrouwenspersoon verkeert in gewetensnood door het handhaven van de geheimhouding;
b. alles is in het werk gesteld om de toestemming van betrokkene (klager) te verkrijgen;
c. er is geen andere weg dan doorbreking van de geheimhouding om het probleem op te lossen;
d. het niet-doorbreken van de geheimhouding zal vrijwel zeker voor betrokkene of voor anderen aanwijsbare en ernstige schade opleveren;
e. de vertrouwenspersoon is ervan overtuigd dat doorbreking van de geheimhouding die schade in belangrijke mate zal voorkomen of beperken. - indien een situatie zoals bij 3 beschreven zich voordoet, zal de vertrouwenspersoon betrokkene op de hoogte brengen van zijn voornemen de geheimhouding te doorbreken, alvorens dit daadwerkelijk te doen.
- de leden van de commissie vertrouwenspersoon bepalen per aangemeld geval van ongewenst gedrag welke aanpak zij zullen volgen.
Samenstelling commissie vertrouwenspersoon tennisvereniging Koriander:
mw. Wilma Schoolenaar
hr. Jop van Breugel
Na een mail aan: [email protected] wordt er door één van de vertrouwenspersonen contact opgenomen.
